电子发票：和纸质发票有什么不同吗？

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纸质发票和电子发票的不同之处

在中国，发票处理在人才派遣费用管理中是一个很重要并且很复杂的环节，因为公司在出于税收目的扣除相关费用，以及被派遣人员个人在报销自己的相关费用时，都必须使用这些凭证。在最近的 SIRVA 博客文章中，我们研究了两种类型的标准纸质发票，以及它们在税务合规性方面的相关考虑因素。在接下来的文章里，我们将讨论最近推出的第三种，也就是数字版电子发票。我们还将研究标准发票和数字发票之间有哪些不同之处，以及这些不同之处如何影响组织获得和使用发票的方式。

什么是电子发票？

电子发票等同于传统的纸质发票，用于相同的目的，并且同样受税务局的监管。但由于它是数字性质的，具有便于保存，之后又便于搜索，以及在需要时容易检索的额外优点。

电子发票是相当新的东西，尚未被所有商家、供应商或人才派遣服务合作伙伴所采用。SIRVA 已开始引导客户改变做法，以便被派遣员工既可以提交电子发票，也可以像以往一样，继续使用传统的纸质发票来提交费用报销单。凭借深厚的费用管理专业知识，SIRVA 设计了一个框架，以解决在中国的财务流程合规性评估和实施问题，同时对客户的财务要求、账单流程和发票收取（无论纸质还是数字形式）提供支持。

纸质发票和电子发票的对比

下表显示了传统的纸质发票和最近推出的电子发票之间的主要不同。

	纸质发票	电子发票
要求的信息	法人实体全称 税务代码	法人实体全称 税务代码
有效性	有效的税单	有效的税单
格式	纸质格式，一式两份：原件交给被派遣人，副本交给商家	数字格式（商家发出指向数字发票的链接，被派遣人用该链接检索和下载发票，该发票可以打印在标准 A4 纸上）
用于报销的格式	只接受纸质发票的原件（不接受复印件）	电子发票可以打印在 A4 纸上，或下载 PDF 格式用于报销
如何获得发票	步骤 付款时，被派遣人要求开具发票 商家询问发票是以个人还是公司的名义开具，如果以公司名义开具，会要求被派遣人提供公司全称和税务代码信息；商家为被派遣人开具发票并打印	步骤 付款时，被派遣人要求开具发票 商家提供二维码 被派遣人扫描二维码并填写个人发票信息和联系信息（手机号码或电子邮件地址）以及公司信息 被派遣人之后将收到包含发票链接的电子邮件/消息
发票上的开票日期	被派遣人要求商家开具发票的日期	通过二维码提交申请的日期
发票重开	纸质发票很难要求重开，因为被派遣人必须返回商家那里索要纸质发票，而纸质发票只能用税务局提供的特殊纸张印刷； 这样会进一步产生额外的税收成本，并造成审计上的问题	电子发票很容易就可以重新打印，只要在收到后保存 PDF 版的文件即可
索要特定类型的电子发票	收到什么类型的发票取决于商家使用的格式；被派遣人不能索要自己想要的发票类型
优点	可以直接面对面地从商家那里收到发票，并且可以立即验证发票信息	发票的 PDF 可以保存在 A4 纸上，以便在需要时打印 发票的 PDF 可以轻松通过电子邮件发送，以办理报销 电子发票比较环保，因为整个过程是无纸化的
缺点	必须使用正本的纸质发票办理报销（不接受复印件）；购买时只提供一份原件/只在购买时提供，并且出于税务审计的考虑而不能复制	被派遣人需要扫描二维码，所以一定要在二维码截止日期之前申请发票 电子发票不能立即收到：被派遣人必须等待，并进行后续操作，才能确保在通过二维码申请电子发票后收到发出的链接

 

电子发票常见问题

电子发票可以用来报销吗？

可以。电子发票是国家税务局批准的有效报销凭证。打印的电子发票具有和常规纸质发票相同的效果和用途。

电子发票如何打印？

被派遣人或公司通过电子邮件收到电子发票后，可以用标准打印机打印在 A4 纸上。请确保将完整的电子发票打印在页边距内或按照纸张尺寸打印。

如何验证电子发票的真伪？

通常，电子发票很难伪造。如果需要，被派遣人或派遣安置经理可以在当地税务局 提供的电子发票搜索平台上验证真伪。

为什么电子发票的开票日期与收费或服务发生的日期不同？

电子发票只在被派遣人扫描二维码提交其电子发票申请后才会开具。由于电子发票上的日期反映的是申请日期，因此如果被派遣人需要等待扫描/使用二维码，该日期可能与购买日期不同。 

收据上的二维码有效期/截止日期是什么时候？

使用二维码的有效期由商家设置，通常为 7-30 天。被派遣人最好在收到收据后立即提交申请。

如果二维码无效怎么办？

被派遣人应联系开具发票的商家，要求其将电子发票重新发送至被派遣人的电子邮件地址。您需要提供收据中的信息，例如收据编号和发票抬头。

收据丢了怎么办？

被派遣人或指定的派遣安置团队代表需要联系商家，以提供付款记录，并要求商家重新开具电子发票。

如本文前面所述，在中国，发票管理是费用管理的一个很重要，同时又很复杂的环节。考虑到这一点，一定要与有着深厚客户财务专业知识，并能够评估和确定您当前的出境/入境派遣和/或国内派遣程序的设计情况的人才派遣安置服务提供商合作。无论是纸质发票还是电子发票，发票的正确收取和使用对于合规、实现和提供有利税收优惠，以及确保遵守当地法规都非常关键。

 

想要详细了解 SIRVA 如何帮助您的公司对公司费用管理进行彻底的审查，以减轻组织及其被派遣员工的经济负担，请联系我们：concierge@sirva.com.

 

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供稿：

Jialin Chia，亚太和中东地区高级区域营销经理 (Senior Regional Marketing Manager)

Helen Chang，中国人才派遣总监 (Director, Relocation China)

Echo Lei，全球客户管理总监 (Director, Global Account Management)

Lisa Marie DeSanto，内容营销经理 (Manager, Content Marketing)

 

有关更多信息，请参阅 SIRVA 的博客免责声明.