什么是发票，以及发票为什么重要？
在中国，人才派遣方面有一个非常复杂的问题：“发票”。中国政府使用发票来对全部交易中的纳税进行监管。发票由税务机关印刷、发行并管理。 发票是政府制作的有效收据，政府可作为纳税证明。 发票的重要性在于，如果没有纳税证明，公司可能无法用相关费用抵扣税务，个人可能无法报销业务费用。
中国政府收取各种服务税，税率有所不同，具体看提供服务的地点。这是发票的来源。最常见的发票类型包括物业出租发票、水电费发票、教育发票、交通发票、医疗发票、培训发票以及运输发票。消费者在购买很多产品的时候就已经交过税了，例如食品、书籍和衣服，无需再用发票的形式额外缴纳税款。
发票可以分为两个主要类型：一般增值税发票和特殊增值税发票。这两者都叫发票，经常被混为一谈，但是两者之间有很大区别。
首先，特殊增值税发票可用于抵扣税款，但是一般增值税发票不可以。第二，用于抵扣税款时，特殊增值税发票中会包含更多交易方信息，包括税号、地址、电话号码和银行账户信息。
将员工派往中国的企业应了解发票的常见类型，如何取得和管理发票，以及如何遵守发票要求以避免税务问题。 企业应与财务总监一起制定清楚、详细的发票说明文件，而且一定要分发给员工和供应商，确保正确开具发票。
下面是一个可以说明发票如何发挥作用的例子：一位房东和一位租客签署一份租赁协议（在这个例子中，租客是企业客户）。客户向房东支付租金；房东带着租赁协议去税务局；税务局根据租金金额计算出需要缴纳的税款；房东缴纳税款并拿到规定金额的发票；房东向客户出示发票；客户的财务部门将发票存档，发票可用于记账和审计。
发票示例
遵守发票要求
上文中的例子可能有点简单，但是有几点有可能增加合规的复杂性。例如，收款方（如房东）可能不愿及时为付款方（如客户）提供发票，或者根本不想提供；最后，企业要花费时间跟进此事，确保及时获得发票以便报税。
其他可能影响正常开具、使用发票的问题包括房东开具了错误类型的发票（例如将“租金”发票开成了“服务”发票），或者客户未能正确追踪、登记或处理发票，这些都会产生问题。如果出现这些现象，客户的财务部门可能拒绝派遣人员的费用报销申请，企业可能无法抵扣税款或导致其他税务问题。
为了避免这些问题，公司应了解如何遵守发票要求，并了解避免相关风险的最佳方法。供应商必须提供满足合规要求的发票。发票必须满足以下要求：
- 按照政府政策和财务法规开具
- 必须与购买的服务或货物有关（如果是租赁，房东应开具“租金”类发票）
- 是真票（在某些地区，伪造单据有风险）
- 包含全部必要信息，并在指定时间内提供
SIRVA 建议客户将清晰的政策、流程、培训和委托授权等内容编制成文档，分发给相关部门和员工，以避免相关问题。例如，如果房东通过派遣人员为客户提供发票，客户应就发票事宜及相关流程为员工提供培训。如果发票开具时间、邮寄地址、收票人、票据登记人员方面有任何不确定性，都可能导致混乱并可能招致罚款。
在人才派遣中，最常见而且在财务上最重要的发票类型就是住房租金发票。 为了在租赁协议中更好地确保发票合规，公司应编制包括以下几点的协议：
- 应该由谁开具发票 - 客户不但要确定谁来开具发票（例如，发票可能由客户的供应商开具），还要确定由谁来收取并登记发票以供报税用。
- 何时开具发票 - 客户应确定房东何时开具发票，包括应付款时间前后的天数。客户还要说明，出现延迟时客户可自行开具发票，直接向政府缴纳税款并从下个月的租金中抵扣税款。
- 发票寄送地址 - 客户应确定发票邮寄到何处。
与您的人才派遣供应商合作
处理发票事务时，企业可以寻求帮助。企业可以让人才派遣供应商协助制定发票政策，并对发票的开具进行跟踪和监督。
例如，如果是租赁协议的发票，有发票管理能力的人才派遣供应商可以确保房东在租期内及时提供准确、完整的发票。人才派遣供应商还能保存已使用发票，以备将来有需要的时候使用。最重要的是，人才派遣供应商可以与客户合作，确保房东在进行每个步骤时遵守租赁协议规定的流程，并在需要时提供协助或指导。
发票是中国费用管理流程中的一个独特的部分。 和在当地拥有发票管理资源的人才派遣供应商合作可以减少客户和员工的负担及潜在风险。 人才派遣供应商还可以帮助客户处理重要且具体的事务，满足非常具体的合规要求，从而帮助在中国有员工的公司获得税务优惠。
如需了解进一步信息或需要发票政策和/或实施措施制定方面的协助，请通过 concierge@sirva.com 联系我们。
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作者：
Jialin Chia, Senior Regional Marketing Manager, APAC and Middle East
Lisa Marie DeSanto，Content Marketing Manager
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